Het is zonder twijfel één van de grootste ergernissen op de werkvloer: het aanwezig (moeten) zijn in een ellenlange en voor jou volstrekt irrelevante meeting. Als zzp’er heb ik er tegenwoordig weinig tot geen last meer van, dus ik tel mijn zegeningen, maar het doet me eens te meer beseffen hoeveel waardevolle tijd daar weggegooid wordt.

Natuurlijk, niet alle meetings zijn per definitie slecht. Soms is het écht nodig om even face-to-face bij elkaar te zitten. Het probleem is dat we daar een beetje in zijn doorgeslagen en dat inmiddels in 80% van de gevallen een meeting niet nodig en zelfs zeer inefficiënt is. Hoe komt dat toch?

Een ander groot probleem is dat vaak Jan en alleman wordt uitgenodigd. Wellicht is dat ook een gemaksdingetje (“Dan weet iedereen het maar en ben ik er vanaf”), maar sowieso een enorm hinderlijke tendens. Je houdt mensen van hun échte werk af om te luisteren naar iets wat (nog) niet relevant voor ze is. Iedereen heeft het druk, dus er is niets zo vervelend als tijd verspillen in een meeting waar je niet hoeft te zijn. Dit is overigens één van de redenen dat werknemers een hoge werkdruk ervaren (frustratie door ‘waste of time’), en heeft rechtstreeks invloed op het ziekteverzuim. Doe er je voordeel mee.

Last but not least blijft een enorm ding agenda- en timemanagement, of het überhaupt aanwezig zijn van een agenda. Zonder agenda is het helemaal schering en inslag, maar zelfs met agenda verzandt een samenkomst regelmatig in oeverloos geouwehoer. Een meeting die in een kwartiertje klaar had kunnen zijn wordt een 2 uur durende lijdensweg omdat Nancy uitgebreid vertelt over hoe haar konijnen zijn bevallen. Sorry Nancy, het interesseert me geen hol (pun intended), ik wil graag weer aan het werk. Dat denken we allemaal, maar we zeggen het niet. Nancy is een fictieve naam overigens, voordat mensen denken dat ik hier iemand publiekelijk aan het affikken ben, maar zo heb je een beeld. Waarschijnlijk een herkenbare.

Hoe voorkom je dit? Nou, daar heb ik wel een aantal tips voor:

• Stel jezelf de vraag: is een meeting écht (ja, écht) noodzakelijk? Als het in een email past is het antwoord op die vraag per definitie ‘nee’.
• Wees kritisch op wie je uitnodigt. Wat is hun rol in de meeting en is het het waard om ze van hun werk af te houden? Wil je alleen dat ze erbij zijn, of móéten ze er echt bij zijn? In het eerste geval: niet uitnodigen.
• Limiteer de tijd van de meeting en van ieder agendapunt, en stel een timekeeper aan om dit te bewaken. Het liefst iemand die een beetje streng is en niet de lieve gezelligerd.

Bonustip: maak er een staande ‘huddle’ van. Dit zorgt er automatisch voor dat het nooit te lang gaat duren.

Meetings zijn productiviteitskillers, dus over het algemeen geldt het devies: hoe minder, hoe beter. Wanneer je stopt met het verkwisten van tijd krijg je meer gedaan, zijn de werknemers gelukkiger en is het ziekteverzuim lager. Ik zou ieder bedrijf willen adviseren om hun meetingcultuur onder de loep te leggen en te beperken waar nodig. Je zult er veel profijt van hebben.