Veel mensen kennen de mail merge optie uit Word wel. Je kunt hiermee dynamische velden uit een database, bijvoorbeeld een Excel sheet, aan een bestand toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan een adres op een standaard brief. Je maakt de brief één keer, en Word vult de adressen automatisch in. Dat scheelt tijd, want zo hoef je niet iedere brief handmatig te maken. Maar wist je dat dit ook in InDesign kan? Jazeker! Zélfs met afbeeldingen. Handig voor bijvoorbeeld visitekaartjes of productcatalogi. In deze tutorial leg ik je uit hoe aan de hand van een visitekaartje.

De database

De basis van je data merge is je database. Het programma dat je hiervoor gebruikt maakt niet zoveel uit, ik gebruik Excel, zolang je maar kunt exporteren als een *.csv (Comma-separated Values) bestand. Verder is het belangrijk dat al je kolommen een titel hebben. Ik heb een fictief bestand gemaakt als voorbeeld.

Let op! Een CSV UTF-8 (Comma-delimited) bestand werkt niet!

Het design

Je hebt nu een bron om je data uit te halen, dus nu is het tijd om iets te maken waar je deze data in kunt gebruiken. Je maakt in InDesign een ontwerp zoals je dat eigenlijk altijd zou doen, met alle data er handmatig in geplaatst. Later ga je die velden veranderen naar dynamische records, maar nu gaat het om je design. Wat hier vooral belangrijk is is om er rekening mee te houden dat iedere placeholder breed genoeg is voor alle mogelijke data. ‘Jan Smit’ neemt minder ruimte in dan ‘Pieter-Karel van Henegouwen’, dus als je de eerste aanhoudt dan zal de tweede bij de data merge niet worden getoond omdat hij niet in de placeholder past. Hou dus voldoende ruimte of gebruik simpelweg de langste naam als basis in je design.

Ik heb als voorbeeld even een heel simpel visitekaartje gemaakt met wat basiselementen. Naam, functie, email adres en telefoonnummer worden straks dynamisch, de rest blijft statisch.

De data merge

Nu is het tijd om van het statische bestand een dynamisch bestand te gaan maken. Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Open het data merge panel via Window > Utilities > Data Merge
2. Ga in dit panel naar het menu rechtsboven en selecteer ‘Select Data Source’
3. Kies de CSV die je eerder hebt gemaakt, je ziet nu de titels van de kolommen verschijnen in het data merge panel
4. Selecteer een veld en klik vervolgens in het data merge panel op de kolom waaruit InDesign de data moet halen. Het veld zal vervangen worden door de titel van de kolom tussen <<>>, bijvoorbeeld <<Naam>>.
5. Herhaal dit voor de overige velden
6. Ga weer naar het menu in het data merge panel en selecteer ‘Create Merged Document’
7. Klik op OK, er opent een nieuw bestand
8. Voilá, daar zijn je varianten!

Data merge met afbeeldingen

Stel nu dat je op deze visitekaartjes ook een profielfoto wilt hebben, dan kun je ook dat meenemen in je data merge. Het proces hiervoor is alleen een klein beetje tricky, omdat je hiervoor niet zomaar het standaard pad van de afbeelding kunt gebruiken maar het platform style path nodig hebt. Ik zal uitleggen hoe je die vindt, maar allereerst is het belangrijk dat alle afbeeldingen in dezelfde map staan en dezelfde dimensies hebben. Het is ook ten zeerste aan te raden om de bestandsnamen simpel te houden. Daarna volg je deze stappen:

1. Plaats een van de afbeeldingen handmatig in je design
2. Open het links (koppelingen) panel
3. Klik met rechts op de afbeelding in het links panel en selecteer ‘Copy Info’ > ‘Copy Platform Style Path’
4. Ga terug naar je database
5. Maak een kolom @image (deze naam is verplicht) en kopieer het pad op de juiste plek (CMD+V)
6. Vul dit aan voor alle records (hierom is het dus handig als alles op dezelfde plek staat en simpele namen heeft)
7. Sla het bestand op
8. Ga terug naar InDesign
9. Ga naar het menu in het data merge panel en selecteer ‘Update Data Source’
10. Je ziet dat ‘image’ er nu bij is gekomen
11. Selecteer de afbeelding en klik op image in het data merge panel, de placeholder is nu dynamisch
12. Ga naar het menu in het data merge panel en selecteer ‘Create Merged Document’
13. Klik op OK, er opent een nieuw bestand
14. Voilá, nu heb je je varianten mét afbeelding!

Eindeloze mogelijkheden

Dit is natuurlijk maar een klein en relatief simpel voorbeeld hoe je data merge in InDesign kunt gebruiken, maar je weet nu in ieder geval hoe het werkt. Nu kun je gaan nadenken over creatievere oplossingen zoals gepersonaliseerde werkboeken of iedere werknemer een mok met zijn of haar naam erop… noem het maar. En als je wilt dat ik even meedenk hoe jij dit kunt inzetten, neem dan gerust contact op.